Utkast. Den här texten är under arbete och gäller inte än.

Gäller från: (datum vid publicering)

Här beskriver The Frozen Eye AB hur vi behandlar personuppgifter i tjänsten The Frozen Eye (webbappen och mobilappen) och när du har kontakt med oss. Har du frågor, mejla info@thefrozeneye.com.

1. Vem som ansvarar för vad

The Frozen Eye används av organisationer, till exempel fastighetsägare och kommunala bolag, för att dokumentera fel och skador med bild och video. Det ger två olika roller:

  • Uppgifterna i tjänsten tillhör den organisation som använder den. Organisationen är personuppgiftsansvarig, och vi är personuppgiftsbiträde. Vi behandlar uppgifterna bara för att leverera tjänsten och enligt organisationens instruktioner i vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Har du frågor om bilder, filmer eller konton i tjänsten, vänd dig i första hand till den organisationen. Vi hjälper den att svara.
  • Kontakter med oss, kundrelationen och hemsidan ansvarar vi själva för. Där är The Frozen Eye AB personuppgiftsansvarig.

2. Uppgifter i tjänsten

Vilka uppgifter

  • Användarkonton: namn, e-postadress, roll, organisation och om kontot är aktivt. Lösenordet sparas aldrig i klartext. Det hanteras av inloggningstjänsten Firebase Authentication.
  • Bilder och filmer: det som fotograferas eller filmas, och ljud i filmer. Materialet kan visa personer, fordon, registreringsskyltar och bostäder.
  • Uppgifter om varje bild eller film: tidpunkt, position och hur exakt positionen är, meddelanden, och vem som laddade upp: ett användarkonto eller en kameralänk. Positionen sparas bara om platstjänster är påslagna för appen eller webbläsaren.
  • Ärendehantering: status, vem ärendet är tilldelat, meddelanden från administratörer och en historik över ändringar.
  • Mail från tjänsten: inbjudan, aktivering, återställning av lösenord och en daglig sammanfattning till administratörer. Då används mottagarens namn och e-postadress.
  • Kraschrapporter från mobilappen: användar-id, roll och teknisk information om enheten och appen när appen kraschar.
  • Tekniska loggar: anrop till våra servrar loggas för drift och säkerhet och kan innehålla användar-id och IP-adress.

Mobilappen ber om tillgång till kameran, mikrofonen (för film) och platstjänster. Du kan stänga av platstjänsterna. Bilden laddas då upp utan position.

Vi tittar inte på organisationernas material, utom när organisationen ber om hjälp eller när det behövs för att utreda ett fel eller en säkerhetsincident.

Var uppgifterna lagras

Bilder, filmer, konton och backuper lagras hos Google Cloud i Frankfurt, inom EU. Några få tjänster, som kartor och kraschrapporter, kan behandla uppgifter utanför EU. Det sker då med EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework som grund.

Underbiträden

  • Google Cloud EMEA Ltd (Firebase och Google Cloud): lagring, inloggning, servrar och backup. Uppgifterna ligger i EU.
  • Google (Firebase Crashlytics): kraschrapporter från mobilappen.
  • Google (Google Maps Platform): kartor i appen. Google får din IP-adress och det kartområde som visas.
  • Loopia AB: utskick av mail från tjänsten. Uppgifterna ligger i Sverige.

Organisationer som har ett personuppgiftsbiträdesavtal med oss får besked innan vi börjar använda ett nytt underbiträde.

Hur länge uppgifterna sparas

  • Organisationen bestämmer hur länge bilder, filmer och ärenden sparas. De finns kvar tills organisationen raderar dem eller avtalet upphör.
  • När avtalet upphör får organisationen en export av sitt material. Därefter raderas allt inom 30 dagar: bilder, filmer, ärenden, konton och kameralänkar.
  • Backuper sparas i 30 dagar och raderas sedan automatiskt. Raderat material finns alltså kvar i backuperna i högst 30 dagar.
  • Tekniska loggar sparas i 30 dagar.

Säkerhet

Uppgifterna är krypterade både när de skickas och när de lagras. Varje organisation kommer bara åt sitt eget material, och behörigheterna styrs av roller. Lösenord måste ha minst 10 tecken, och ett konto som stängs av förlorar åtkomsten direkt. Vi tar backup varje dag. Vid en säkerhetsincident som berör en organisations uppgifter meddelar vi organisationen inom 48 timmar. Säkerhetsproblem kan rapporteras till security@thefrozeneye.com.

3. Uppgifter som vi själva ansvarar för

  • När du kontaktar oss via mail, telefon eller kontaktformuläret behandlar vi namn, e-postadress, telefonnummer och det du skriver, för att kunna svara. Grunden är vårt berättigade intresse av att svara. Uppgifterna sparas så länge ärendet pågår och därefter i högst (12 månader).
  • Kunder och kontaktpersoner: namn, e-postadress, telefonnummer och roll hos kontaktpersoner för våra kunder, för att kunna ingå och sköta avtalet. Grunden är avtalet och vårt berättigade intresse. Fakturor och annat bokföringsmaterial sparas i sju år enligt bokföringslagen.
  • Hemsidan använder inga kakor och ingen besöksanalys, och typsnitten hämtas inte från någon annan. Kontaktformuläret skickar inget själv, utan öppnar ditt mailprogram. Hemsidan levereras av Google (Firebase Hosting), som tar emot din IP-adress för att kunna visa sidan.
  • Webbappen sparar din inloggning i webbläsaren så att du förblir inloggad. Den lagringen är nödvändig för tjänsten och kräver inte samtycke. Webbappen använder ingen besöksanalys.

4. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig och att få en kopia av dem. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade, att få uppgifter raderade, att begränsa behandlingen, att invända mot den och att flytta dina uppgifter.

Gäller det uppgifter i tjänsten, vänd dig till den organisation som använder The Frozen Eye. Kontaktar du oss i stället, skickar vi vidare din begäran till organisationen. Gäller det uppgifter som vi själva ansvarar för, mejla info@thefrozeneye.com. Vi svarar inom en månad.

Är du inte nöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

5. Kontaktuppgifter

6. Ändringar

Vi uppdaterar policyn när tjänsten eller våra underbiträden ändras. Datumet överst visar när den senast ändrades.